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POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Hamilton Kent Inc. ( « Hamilton Kent » ou « nous » ou « notre » ou « nos ») s’engage à protéger les renseignements personnels et la vie privée de ses clients, de ses fournisseurs, de ses partenaires commerciaux et des personnes qui visitent notre site Web (« vous » ou« votre »ou « vos »). La présente Politique sur la protection des renseignements personnels (la « Politique ») s’applique aux renseignements que nous recueillons par l’entremise de notre site Web, de nos applications sur les appareils mobiles (le « Site Web ») ainsi qu’aux renseignements recueillis auprès de particuliers.

La présente Politique précise quels renseignements nous recueillons, comment nous les utilisons, dans quelles circonstances nous pouvons les communiquer et quelles mesures nous prenons pour les protéger.

Tout renseignement personnel que vous nous fournissez sera traité avec soin, sous réserve des dispositions de la présente Politique et de la législation applicable.

En continuant à naviguer sur notre Site Web, vous acceptez les pratiques décrites aux présentes et y consentez. Si vous ne consentez pas à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels dans le cadre de cette Politique, veuillez ne pas utiliser notre Site Web.

1. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Dans la présente Politique, on entend par « renseignements personnels » les renseignements permettant d’identifier une personne, directement ou indirectement (comme votre nom, votre adresse, votre adresse de courrier électronique ou votre numéro de téléphone).

Généralement, les renseignements personnels n’incluent pas les coordonnées d’affaires, comme votre nom, titre ou poste, votre adresse professionnelle, votre numéro de téléphone ou de télécopieur.

2. CONSENTEMENT ET LES RENSEIGNEMENTS QUE NOUS RECUEILLONS

En nous fournissant vos renseignements personnels (par téléphone, par courrier électronique, en remplissant un formulaire ou en naviguant sur notre Site Web), vous consentez à ce que nous les recueillions, les utilisions et les communiquions de la manière décrite dans la présente Politique ou de la manière décrite au moment de la collecte ou avant celle-ci.

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels sans votre consentement, auprès de tiers et de nos compagnies affiliées, dans la mesure permise par la loi.

Si vous souhaitez révoquer votre consentement à la conservation, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels, veuillez envoyer un préavis écrit suffisant à notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées à l’article 9 de la présente Politique. Votre révocation peut faire l’objet de restrictions contractuelles et légales. Bien entendu, certains services ne peuvent vous être offerts que si vous nous fournissez vos renseignements personnels; il se peut donc que nous ne puissions pas vous offrir ces services si vous choisissez de ne pas nous fournir les renseignements personnels requis.

Nous recueillons une quantité limitée de renseignements personnels et commerciaux aux fins indiquées ci-après ou comme le permet ou l’exige la législation applicable. Voici des exemples de façons dont nous pouvons recueillir vos renseignements :

a) Contact et inscriptions

Sur la page de contact de notre Site Web, nous recueillons des renseignements dans le but de vous envoyer des bulletins d’information électroniques, des communications marketing par courriel et d’autres offres de produits et services.

Notre page de contact demande les renseignements suivants : nom et prénom, adresse électronique, nom de la compagnie et titre. Vous aurez le choix d’une ou de plusieurs options d’inscription selon vos intérêts. Ces renseignements nous aident à vous fournir les informations promotionnelles pertinentes en fonction des intérêts que vous avez choisis. Vous pouvez modifier vos préférences en suivant le lien de désinscription figurant à la fin du courriel ou de la communication que vous recevez. Nous utilisons ces renseignements pour vous fournir des renseignements sur les produits et services actuels et futurs ou sur d’autres faits nouveaux concernant nos activités et nos partenaires.

Nous pouvons également recueillir des renseignements si vous nous contactez directement par téléphone ou par courriel. Ces renseignements nous permettent de vous fournir l’information, les produits ou les services que vous nous avez demandés et de communiquer avec vous au sujet de votre demande.

b) Renseignements sur les fournisseurs et les partenaires d’affaires

Nous pouvons recueillir certains renseignements, comme les préférences en matière de divertissement, les passe-temps, les dates de naissance et d’autres renseignements personnels que vous pouvez choisir de communiquer à nos employés dans le cadre de réunions d’affaires et d’événements sociaux, afin de nous assurer que vous soyez invités à des événements commandités par la compagnie et de nous permettre de mieux répondre à vos besoins professionnels.

c) Témoins

Ce Site Web utilise des témoins, qui sont des petits fichiers d’information stockés par le navigateur Web de votre ordinateur lorsque vous visitez notre Site Web. Pour obtenir plus d’informations, veuillez consulter la section Témoins et adresses IP ci-dessous.

d) Demandes d’emploi

Lorsque vous utilisez la fonction de demande d’emploi pour postuler un emploi figurant sur notre Site Web ou que vous utilisez la fonction de clavardage, nous pouvons recueillir votre nom, votre adresse courriel et tout autre renseignement que vous fournissez, y compris vos antécédents d’emploi.

3. COMMENT NOUS UTILISONS VOS RENSEIGNEMENTS

Nous utilisons vos renseignements dans le cadre de nos activités commerciales principales. Voici quelques exemples de la façon dont nous utilisons vos renseignements :

  • pour nous aider à améliorer et à personnaliser nos offres de service, notre Site Web et notre matériel de marketing;
  • pour vous envoyer de l’information sur nos produits, services et promotions;
  • pour protéger la sécurité et l’intégrité de notre Site Web et de notre compagnie;
  • pour évaluer votre demande et y répondre ou vous contacter pendant le traitement de celle-ci.

Aux fins mentionnées ci-dessus, nous pouvons combiner des renseignements personnels et non personnels que nous recueillons en ligne et ceux reçus en personne, incluant des renseignements provenant de tiers.

Nous n’utiliserons pas vos renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles ils sont recueillis, sauf avec votre consentement ou tel que l’exige la législation applicable.

4. FAÇONS DONT NOUS POUVONS COMMUNIQUER VOS RENSEIGNEMENTS

Nous pouvons communiquer vos renseignements de la façon suivante :

a) Fournisseurs de services

Nous pouvons communiquer vos renseignements à des tiers qui fournissent des services en notre nom, afin de nous acquitter de nos obligations contractuelles envers vous, ainsi qu’envers les fournisseurs de services de TI, les ressources humaines et les services juridiques, les services d’analyse ou de marketing, les services de courrier et les services d’hébergement. Ces parties peuvent utiliser ces renseignements uniquement pour les services précis qu’elles nous fournissent.

b) Compagnies affiliées 

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à nos compagnies affiliées à des fins commerciales ou opérationnelles, par exemple pour des services de TI ou de sécurité ou pour la gestion générale des affaires.

c) Exigences légales et protection de notre compagnie et des autres

Nous pourrions être tenus de communiquer vos renseignements personnels afin de nous conformer à nos obligations légales, si la législation applicable l’exige ou si nous avons des raisons de croire que cette communication est nécessaire pour :

  • enquêter sur des activités illégales soupçonnées ou réelles, les prévenir ou prendre des mesures à leur égard, ou à la demande d’organismes gouvernementaux d’application de la loi;
  • appliquer la présente Politique sur la protection des renseignements personnels, enquêter et nous défendre contre des réclamations ou allégations de tiers, ou protéger la sécurité ou l’intégrité de notre Site Web;
  • exercer ou protéger les droits, la propriété ou la sécurité personnelle d’Hamilton Kent, de ses utilisateurs, employés ou autres.

d) Transferts d’activités

Nous pouvons également communiquer vos renseignements, peu importe la manière dont nous les avons recueillis, à un tiers dans le cadre d’une réorganisation ou d’une vente des actifs d’Hamilton Kent, ou à l’un de ses membres ou à l’une de ses divisions. Tout tiers à qui ces actifs sont vendus aura le droit de continuer d’utiliser les renseignements que vous nous avez fournis, pourvu que nous respections les lois fédérales et provinciales applicables en matière de protection des renseignements personnels qui régissent ces divulgations.

e) Renseignements regroupés

Nous pouvons, sans restriction, divulguer des renseignements regroupés et anonymes portant sur nos utilisateurs et des renseignements qui ne permettent pas d’identifier une personne ou de divulguer des renseignements personnels.

5. CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS

Nous ne conservons les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été fournis, ou à des fins juridiques ou de conformité.

6. ENFANTS ET MINEURS

Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels d’enfants de moins de 13 ans.  Les enfants ne peuvent pas utiliser le Site Web et nous demandons aux enfants de moins de 13 ans de ne pas soumettre des renseignements personnels via le Site Web.

7. SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS

Nous nous efforçons de mettre en place des mesures de protection administratives, techniques et physiques qui protégeront les renseignements que nous recueillons à votre égard sur le Site Web ou autrement. Nous préserverons la confidentialité de vos renseignements et ceux-ci ne seront utilisés que conformément à la présente Politique ou la législation applicable.

Nous avons mis en place des mesures de sécurité raisonnables pour vous protéger contre le vol, la perte, l’utilisation abusive ou la modification de vos renseignements personnels, comme la mise en place de pare-feu et de technologies de chiffrement, et nous avons limité l’accès aux renseignements personnels qu’aux employés qui en ont réellement besoin.

Toutefois, rien ne garantit que les renseignements seront ou ne seront pas consultés, divulgués, modifiés ou détruits en raison d’une atteinte à nos contrôles administratifs, techniques ou physiques.

8. LES TRANSFERTS TRANSFRONTALIERS DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous stockerons des renseignements personnels sur nos serveurs internes ou auprès de fournisseurs de services. Les renseignements personnels recueillis à votre sujet peuvent être stockés et/ou traités en dehors du territoire où vous résidez, y compris au Canada ou aux États-Unis.

Lorsque des renseignements sont stockés ou traités en dehors de votre territoire, ils peuvent être assujettis aux lois des autorités juridiques de ces autres territoires et être accessibles par celles-ci. Par conséquent, vos renseignements pourraient ne pas bénéficier de la même confidentialité et de la même sécurité que le territoire où ils ont été recueillis. 

Nous nous efforçons de mettre en place des mesures contractuelles appropriées pour s’assurer que les renseignements personnels vous concernant sont traités par ces tiers de manière qui est conforme aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels et qui les respecte.

9. TÉMOINS ET ADRESSES IP 

Nous utilisons des témoins persistants pour que vos renseignements et paramètres soient gardés en mémoire pour votre prochaine visite de notre Site Web. Cela vous permet d’accéder plus rapidement et plus facilement à notre Site Web. Les diverses fonctions du Site Web rendues possibles par les témoins persistants comprennent le choix de langue, le choix du thème, les préférences de menu, les signets internes du Site Web et les favoris. En utilisant ce Site Web, vous consentez à l’utilisation de témoins et d’autres technologies semblables. Vous pouvez généralement désactiver les témoins dans votre navigateur Web; toutefois, chaque navigateur Web est différent.

Nous pouvons également utiliser des plateformes publicitaires, notamment Facebook, Pinterest et Google, pour en savoir plus sur les visiteurs de notre Site Web, pour vous proposer des publicités selon vos intérêts, pour mieux comprendre comment vous interagissez avec ces publicités et pour développer de nouveaux publics pour nos produits. Nous pouvons le faire en plaçant des outils de suivi Web sur notre Site Web ou en convertissant le nom, l’adresse électronique ou le numéro de téléphone que vous nous avez fournis en une valeur unique que ces plateformes peuvent ensuite comparer à une valeur unique créée à partir des renseignements que vous avez fournis à ces plateformes. Cela permet à la plateforme de vous présenter des annonces sur cette plateforme et de trouver d’autres utilisateurs qui pourraient s’intéresser à nos produits.

Pour gérer vos préférences, cliquez sur l’élément graphique flottant sur notre Site Web.

10. VOS DROITS D’ACCÈS

Nous vous remercions de nous aider à maintenir vos renseignements personnels à jour et exacts en nous informant de tout changement par courrier électronique à l’adresse information@hamiltonkent.com, fonctionnalité disponible sur notre Site Web pour la mise à jour de votre compte.

Si vous souhaitez demander l’accès à vos renseignements personnels ou les rectifier dans nos dossiers, veuillez envoyer une demande écrite à :

À l’attention de: Responsable de la protection des renseignements personnels, Vice-président, Services juridiques et chef du contentieux.
Hamilton Kent Inc.
3, Place du Commerce, bureau 101
Île-des-Soeurs, Verdun, QC  H3E 1H7

Courriel : compliance@hamiltonkent.com

Avant de vous donner accès à vos renseignements, de vous fournir les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ou d’apporter les modifications que vous avez demandées, nous pouvons vous demander des renseignements qui nous aideront à confirmer votre identité et votre droit d’accès à ces renseignements.

Nous vous donnerons un accès raisonnable à vos renseignements personnels ou procéderons à la modification, sous réserve des exceptions prévues par la législation applicable. Parmi ces exceptions, on compte la présence de renseignements concernant une autre personne qui révéleraient des renseignements personnels ou des renseignements commerciaux confidentiels la concernant, ou des renseignements dont l’obtention est difficile et excessivement onéreuse. 

11. MODIFICATIONS À CETTE POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous nous réservons le droit de modifier cette Politique en tout temps. Une Politique révisée sera publiée sur notre Site Web, en temps opportun. Nous vous encourageons à consulter notre Site Web de temps à autre pour vous assurer d’être au courant des modifications apportées à l’utilisation, à la divulgation ou à la conservation de vos renseignements personnels. En continuant d’utiliser notre Site Web après toute modification apportée à la présente Politique et en fournissant vos renseignements personnels, vous consentez à ces modifications.

12. CONTACTEZ-NOUS

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la présente Politique, veuillez contacter notre responsable de la protection de la vie privée par courrier électronique à l’adresse compliance@hamiltonkent.com ou envoyer une lettre à l’adresse suivante :

À l’attention de: Responsable de la protection des renseignements personnels, Vice-président, Services juridiques et chef du contentieux.
Hamilton Kent Inc.

3, Place du Commerce, bureau 101
Île-des-Soeurs, Verdun, QC  H3E 1H7